仕事・通勤・自営業
運転をやめるとき、長年のお客さんへ仕事の変更を伝える文例
長年のお客さんには、事情を話す気恥ずかしさや、仕事が終わると誤解される心配があります。続ける内容を先に伝え、変更点を具体的に相談できる文面を用意します。
続けることと変えることを分ける
「今まで通りにできない」だけでは、何を頼めるのかが伝わりません。続ける商品や作業、変わる訪問・受渡し方法、まだ検討中の条件を分けます。すでに依頼を受けている分は別に確認し、案内だけで変更されたことにしません。
変更日を含む案内を作る
案内は、日頃のお礼、継続する内容、変更したい日と方法、相談先の順に書きます。運転をやめる理由を詳しく語りたくなければ「移動方法の変更に伴い」で構いません。確定した内容と相談したい内容が混ざらない文にします。
受渡方法や頻度を相談する
訪問頻度を変える場合は相手の営業日や受取担当に合うか聞きます。配送へ変えるなら費用負担、荷受け場所、届かなかった場合の連絡まで決めます。相手に新しい負担が増える点は省かず説明し、別案が必要か尋ねます。
合意した条件を記録する
返答は顧客名、了承した内容、保留事項、開始日とともに残します。電話で決めたときも、可能な方法で内容を送り直して食い違いを防ぎます。全員へ同じ開始日を当てはめず、個別の約束を予定表に反映します。
伝えるときの言葉
長年の顧客
いつもありがとうございます。○○の仕事は今後も続けます。移動方法の変更に伴い、○月からのお渡しを○○にできないかご相談です。ご負担になる点や都合の悪い曜日を伺い、条件を決めてから変更したいと考えています。
顧客向け変更案内と返答記録
顧客への変更案内と、その後に合意した内容をまとめる資料です。
- 案内する前に継続事項と相談事項を分けます。
- 返答後に開始日と費用負担を記し、未回答を同意扱いにしません。
この表は見本です。記入するときは上のボタンから資料を開いてください。記入内容は自動保存されません。
| 確認する項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 今後も続ける商品・作業 | |
| 変える受渡し方法・頻度 | |
| 希望する変更開始日 | |
| 相手に増える費用・手間 | |
| 顧客の希望と回答日 | |
| 双方で合意した内容 | |
| 保留事項・再連絡日・担当 |
記入例
説明用の架空の例です。日付や金額は、実際の利用条件を示すものではありません。
| 確認する項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 今後も続ける商品・作業 | 説明用の例：注文製作は継続。納品を訪問から配送にできるか相談。 |
| 双方で合意した内容 | 説明用の例：受取曜日は金曜を希望。送料負担が未合意なので開始日は未確定。 |
この方法では難しいとき
文章を送れない相手には、短い案内を手元に置いて電話します。一度に答えを求めず、返事をもらう日を決めます。連絡が取れない顧客の既存の約束は、確認待ちとして別に管理します。
家族が手伝うときに
本人の言い回しを残して文を整える手伝いをします。家族が連絡する場合も、廃業や健康状態など本人が伝えると決めていない内容を付け足さないでください。
この情報の範囲
暮らしの準備や話し合いのための編集提案です。個別の運転適性、制度の利用資格、地域のサービス提供を判断するものではありません。